上海醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校行政公文格式：

按照《國家行政機關(guān)公文格式（GB/T9704－1999）》規(guī)定，公文一般由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等要素組成。公文中各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

一、眉首

（一）公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。秘密文件要求標(biāo)識。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行，編寫位數(shù)應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定，但至少應(yīng)不少于兩位，即“1”編為“01”。對份數(shù)序號，可用印號機手工在成文上加蓋，也可用印刷設(shè)備與成文同時印刷。

（二）秘密等級和保密期限

涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定分別標(biāo)注“絕密”、醫(yī)學(xué)|教育|網(wǎng)搜集整理“機密”或“秘密”。如需標(biāo)識秘密等級，用4號黑體字，頂右格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字格；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用4號黑體字，頂右格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開，秘密兩字之間不空字格。

（三）緊急程度

緊急程度是對公文送達時限的要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。如需標(biāo)識緊急程度，用4號黑體字，頂右格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字格；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂右格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂右格標(biāo)識在版心右上角第2行。

（四）發(fā)文單位標(biāo)識

由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文單位標(biāo)識推薦使用標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文單位以醒目美觀為原則酌定，一般應(yīng)小于上級單位的字號。

聯(lián)合行文主辦單位名稱在上，“文件”二字置于發(fā)文單位名稱右側(cè)，上下居中排布。如聯(lián)合行文單位過多，必須保證公文首頁顯示正文。可通過縮小發(fā)文單位字號、行距加以解決。

（五）發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文單位代字（含區(qū)域代字、單位代字、發(fā)文形式代字三部分）、年份和序號組成。發(fā)文單位標(biāo)識下空2行，用4號仿宋體字居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份要標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括上；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線（目的是使文件眉首醒目、美觀）。

（六）簽發(fā)人

上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。有簽發(fā)人的上行文發(fā)文字號居左空1字格，簽發(fā)人姓名居右空1字格排列：“簽發(fā)人”用4號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用4號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。文件中如有多個簽發(fā)人（會簽人），亦需標(biāo)注，其順序為：主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文單位順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之距離為4mm.發(fā)文字號左空1字格和簽發(fā)人姓名右空1字格的要求不變。

二、主體

（一）公文標(biāo)題

紅色反線下空2行（如標(biāo)題行數(shù)多，首頁不能顯示正文時，紅色反線下可空1行或不空行），用2號小標(biāo)宋體字，可分1行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，除上行文外，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。

（二）主送單位

主送單位指公文的主要受理單位，位于標(biāo)題下空1行，醫(yī)學(xué)|教育|網(wǎng)搜集整理頂格用4號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送單位名稱后標(biāo)全角冒號。如主送單位名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送單位名稱移至版記中的主題詞之下、抄送欄之上，標(biāo)識方法同抄送。標(biāo)識主送單位時應(yīng)標(biāo)明主送單位的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型單位的統(tǒng)稱（同類型單位如“各院、部、處、中心、所”等）。

（三）正文

正文用4號仿宋體字，位于主送單位名稱下一行，每自然段左空2字格，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行（采取縮小或擴大字距等辦法解決）。

（四）附件說明

公文正文中有些內(nèi)容，如圖表、名單等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后的聯(lián)席而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述。附件說明位置放在公文生效標(biāo)識印章之前。公文如有附件，在正文下空1行左空2字格用4號仿宋體字標(biāo)識附件說明，即“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱，附件如有序號應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注（如附件：1.XXXX），然后標(biāo)附件名稱，附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號（如附件1、附件2）。附件的序號和名稱前后標(biāo)識一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（有序號的還需標(biāo)序號）。

（五）成文時間

成文時間即公文生效的時間，包括年、月、日，用漢字標(biāo)全，“零”寫為“○”。“1月”不能寫“元月”，成文時間居右空4字格。成文時間以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責(zé)人的簽發(fā)時間為準。

（六）附注

附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需的事項加以說明。公文如有附注，用4號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。上行文“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話號碼。

三、版記

（一）主題詞

主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書和檔案部門相互銜接的一項工作。具體標(biāo)注方法是：“主題詞”用4號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目應(yīng)用4號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字格。標(biāo)注主題詞以國務(wù)院公文主題詞表（國辦秘函【1997】350號）為準，由類別、類屬和文種組成，一般不超過5組，每組不超過5個字。

（二）抄送

抄送指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字格用4號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；回行時與冒號后的抄送單位對齊；在最后一個抄送單位后標(biāo)句號。標(biāo)注按上級、平級、下級和黨、政、軍、群的順序，人大、政協(xié)、法院、檢察院置于最后一行。如主送單位移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送單位。

（三）印發(fā)單位和印發(fā)時間

印發(fā)單位是指公文的印制主管部門，一般是各單位的辦公室或文秘部門。標(biāo)識印發(fā)時間是為了準確反映公文的生成時效。印發(fā)單位與印發(fā)時間為一行位置，如果印發(fā)單位字數(shù)太多，可自行簡化。標(biāo)注位于抄送單位之下（無抄送單位在主題詞之下），用4號宋體字。印發(fā)單位左空1字格，印發(fā)時間右空1字格。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

（四）版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。目的是為顯示各要素之間的區(qū)別，且顯得條理清晰、美觀。

（五）版記的位置

版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。公文主體之后的空白如容不下版記的位置，需另起一頁標(biāo)識版記，采用調(diào)整行距、字距的方法使正文與印章同處一個頁面。如附件后的空白能容下版記，而該頁又是雙頁，此時版記應(yīng)置于該空白處。如是轉(zhuǎn)發(fā)的文件，原件也有版記，此版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)件的版記，應(yīng)另標(biāo)注版記。